De eerste medewerker aannemen is voor veel ondernemers een belangrijk omslagpunt. Werk dat eerst volledig door de ondernemer zelf werd uitgevoerd, moet ineens worden verdeeld, uitgelegd en gecontroleerd.
De juiste timing is daarom belangrijk. Te vroeg aannemen kan financiële druk veroorzaken, terwijl te lang wachten groei kan afremmen en de werkdruk onhoudbaar kan maken.
Structureel te veel werk
Een drukke week is geen reden om direct iemand aan te nemen. Kijk naar patronen over meerdere maanden.
Signalen dat capaciteit structureel tekortschiet zijn:
- deadlines worden regelmatig uitgesteld;
- klanten moeten langer wachten;
- administratie blijft liggen;
- de ondernemer werkt structureel avonden en weekenden;
- nieuwe opdrachten worden geweigerd;
- belangrijk verbeterwerk komt nooit aan bod.
Maak onderscheid tussen werkdruk en inefficiëntie
Meer personeel lost een slecht proces niet automatisch op. Wanneer veel tijd verloren gaat aan dubbele administratie of onduidelijke werkwijzen, kan procesverbetering goedkoper zijn.
Bekijk daarom eerst hoe je bedrijfsprocessen efficiënter maakt.
Welke werkzaamheden wil je overdragen?
Maak een concrete lijst van taken die een medewerker zou uitvoeren.
Denk aan:
- klantenservice;
- orderverwerking;
- administratie;
- planning;
- productie;
- marketing;
- logistiek.
Hoe duidelijker het takenpakket, hoe makkelijker het wordt om het juiste profiel te zoeken.
Neem niet automatisch iemand aan die hetzelfde kan als jij
Een ondernemer hoeft niet te worden gekopieerd. Vaak is het slimmer om iemand aan te nemen die juist taken overneemt waar de ondernemer relatief veel tijd aan kwijt is.
Daardoor komt ruimte vrij voor verkoop, strategie, klantrelaties of specialistisch werk.
Bereken de totale kosten
Salaris is niet de enige kostenpost. Houd ook rekening met:
- werkgeverslasten;
- vakantiegeld;
- pensioen indien van toepassing;
- verzekeringen;
- werkplek;
- apparatuur;
- software;
- opleiding;
- recruitment;
- tijd voor begeleiding.
De werkelijke jaarlijkse kosten liggen dus hoger dan het brutoloon alleen.
Kan het bedrijf die kosten ook in rustige maanden dragen?
Reken niet alleen met de beste omzetmaanden. Een medewerker moet ook betaald kunnen worden wanneer de vraag tijdelijk afneemt.
Maak daarom een conservatieve berekening en beoordeel hoeveel financiële buffer beschikbaar is.
Welke omzet moet de medewerker mogelijk maken?
Niet iedere medewerker hoeft direct omzet te genereren. Administratieve ondersteuning kan bijvoorbeeld tijd vrijmaken waarmee de ondernemer meer commerciële activiteiten uitvoert.
Bekijk daarom de totale waarde:
- extra productiecapaciteit;
- meer verkoopruimte;
- snellere dienstverlening;
- minder fouten;
- minder uitbesteed werk;
- minder afhankelijkheid van de ondernemer.
Uitbesteden als tussenstap
Wanneer nog geen volledige functie nodig is, kan uitbesteden een goede tussenoplossing zijn.
Een boekhouder, virtual assistant, marketingbureau of freelancer kan enkele uren per week werk overnemen zonder direct een vast dienstverband.
Lees ook zelf doen of uitbesteden.
Parttime beginnen
Een eerste medewerker hoeft niet meteen fulltime te werken. Een parttime functie kan beter aansluiten bij de hoeveelheid structureel werk.
Het voordeel is dat de organisatie kan wennen aan delegeren zonder direct maximale vaste kosten te hebben.
Kun je het werk uitleggen?
Een ondernemer voert veel taken automatisch uit. Voor een nieuwe medewerker moeten die processen worden uitgelegd.
Wanneer het werk uitsluitend ‘in je hoofd’ zit, kost onboarding veel meer tijd.
Daarom helpt het om vooraf belangrijke processen vast te leggen in SOP’s en werkinstructies.
Delegatie is een nieuwe vaardigheid
Een medewerker aannemen betekent niet alleen extra handen. De ondernemer krijgt er ook een managementtaak bij.
Je moet verwachtingen duidelijk maken, feedback geven, prioriteiten stellen en accepteren dat iemand anders een taak soms op een andere manier uitvoert.
Voorkom micromanagement
Wanneer iedere kleine beslissing alsnog bij de ondernemer terechtkomt, ontstaat nauwelijks extra capaciteit.
Maak daarom duidelijk welke beslissingen de medewerker zelfstandig mag nemen en wanneer overleg nodig is.
Meet de functie op resultaat
Leg vooraf vast wat een succesvolle invulling van de functie betekent.
Voorbeelden:
- orders dezelfde dag verwerkt;
- klantvragen binnen een afgesproken termijn beantwoord;
- foutpercentage onder een bepaalde grens;
- planning iedere week op tijd bijgewerkt.
Dit soort KPI’s maken verwachtingen concreter. Zie ook belangrijke KPI’s voor een klein bedrijf.
Automatiseren vóór aannemen
Sommige taken hoeven niet per se door een extra medewerker uitgevoerd te worden. Mogelijk kan een deel worden geautomatiseerd.
Bekijk daarom ook hoe je terugkerende werkzaamheden automatiseert.
De eerste medewerker en schaalbaarheid
De stap van één persoon naar een team verandert de organisatie fundamenteel. Processen, communicatie en verantwoordelijkheden moeten duidelijker worden.
Dat is precies waarom een klein bedrijf opschalen meer vraagt dan alleen extra omzet.
Wanneer is het waarschijnlijk tijd?
Een eerste medewerker wordt logisch wanneer meerdere signalen samenkomen:
- er is structureel genoeg werk;
- de functie is duidelijk;
- de financiële ruimte is aanwezig;
- processen zijn voldoende overdraagbaar;
- de ondernemer kan tijd vrijmaken voor begeleiding;
- de extra capaciteit ondersteunt groei of kwaliteit.
Neem niet aan uit paniek
De slechtste timing is vaak wanneer de ondernemer volledig overbelast is en nauwelijks tijd heeft om iemand goed in te werken.
Probeer daarom eerder te plannen. Zodra duidelijk wordt dat capaciteit structureel krap wordt, kun je al beginnen met processen documenteren, kosten berekenen en een functieprofiel maken.
Zo wordt de eerste medewerker geen noodoplossing, maar een bewuste stap in de ontwikkeling van het bedrijf.
