KPI’s zijn meetbare kengetallen die laten zien hoe een bedrijf presteert ten opzichte van zijn doelen. De afkorting staat voor Key Performance Indicators. Voor een klein bedrijf is vooral belangrijk dat je niet te veel cijfers tegelijk probeert te volgen.
Een dashboard met vijftig statistieken lijkt professioneel, maar maakt beslissingen vaak juist moeilijker. Een beperkt aantal goede KPI’s geeft meestal meer inzicht.
Wat maakt een KPI nuttig?
Een KPI is pas nuttig wanneer het cijfer gekoppeld is aan een doel en tot actie kan leiden.
Omzet alleen is bijvoorbeeld interessant, maar zegt weinig over winstgevendheid. Een bedrijf kan snel groeien en tegelijk steeds minder verdienen per order.
Een goede KPI helpt daarom een concrete vraag beantwoorden.
Omzet
Omzet is een van de meest voor de hand liggende kengetallen. Volg niet alleen de totale jaaromzet, maar ook de ontwikkeling per maand, klantgroep, productcategorie of verkoopkanaal wanneer dat relevant is.
Zo zie je eerder waar groei of terugval ontstaat.
Brutomarge
Brutomarge laat zien hoeveel er overblijft nadat directe kosten van producten of diensten zijn afgetrokken.
Een stijgende omzet met een dalende marge kan betekenen dat groei wordt gekocht met korting, hogere inkoopkosten of een ongunstige productmix.
Daarom is marge vaak belangrijker dan omzet alleen.
Nettowinst
Uiteindelijk moeten alle bedrijfskosten worden betaald. Nettowinst geeft daarom een completer beeld van de financiële gezondheid.
Vergelijk winst niet alleen absoluut, maar ook als percentage van de omzet. Daarmee kun je perioden beter naast elkaar leggen.
Cashflow
Een winstgevend bedrijf kan toch betalingsproblemen krijgen wanneer geld te laat binnenkomt.
Cashflow laat zien hoeveel geld daadwerkelijk binnenkomt en uitgaat. Vooral bij groei is dit belangrijk, omdat voorraad, personeel en leveranciers vaak eerder betaald moeten worden dan klanten.
Debiteurentermijn
Meet hoeveel dagen klanten gemiddeld nodig hebben om facturen te betalen. Een oplopende betaaltermijn kan snel druk zetten op de liquiditeit.
Een duidelijke facturatieprocedure en tijdige opvolging kunnen hier veel verschil maken.
Omzet per klant
Gemiddelde omzet per klant helpt om klantwaarde te begrijpen. Daarnaast is het nuttig om te kijken hoeveel omzet afhankelijk is van de grootste klanten.
Wanneer één klant een zeer groot deel van de omzet vertegenwoordigt, kan dat een bedrijfsrisico vormen.
Klantbehoud
Voor bedrijven met terugkerende klanten is klantbehoud een belangrijke KPI.
Meet bijvoorbeeld welk percentage klanten opnieuw bestelt of hoeveel klanten na een jaar nog actief zijn.
Een hoge instroom van nieuwe klanten kan een groot uitstroomprobleem tijdelijk verbergen.
Conversieratio
Voor bedrijven die online leads of verkopen genereren is conversieratio een nuttige KPI.
Dat kan het percentage offerteaanvragen zijn dat klant wordt, of het percentage webshopbezoekers dat een bestelling plaatst.
Voor webshops lees je meer in wat is conversieoptimalisatie.
Kosten per acquisitie
Wanneer je geld uitgeeft aan marketing, is het belangrijk te weten hoeveel een nieuwe klant gemiddeld kost.
Vergelijk acquisitiekosten vervolgens met klantwaarde en marge. Een campagne met veel leads is niet automatisch succesvol wanneer de kosten per klant te hoog zijn.
Productiviteit
Voor dienstverlenende bedrijven kan omzet per medewerker of declarabele uren per medewerker nuttig zijn.
Voor productiebedrijven zijn andere KPI’s logischer, zoals output per uur, uitvalpercentage of machinebenutting.
Kies cijfers die passen bij het bedrijfsmodel.
Doorlooptijd
Meet hoe lang een belangrijk proces duurt, bijvoorbeeld:
- van aanvraag tot offerte;
- van order tot verzending;
- van opdracht tot oplevering;
- van factuur tot betaling.
Doorlooptijd is vaak een goede indicator voor procesproblemen.
Lees ook hoe je bedrijfsprocessen efficiënter maakt.
Foutpercentage
Fouten veroorzaken herstelwerk, klachten en onnodige kosten. Meet daarom bij kritieke processen hoe vaak correcties nodig zijn.
Denk aan verkeerd gepickte orders, foutieve facturen, retouren door verkeerde productinformatie of herstelwerk na oplevering.
Voorraadrotatie
Voor bedrijven met voorraad is het belangrijk te weten hoe snel producten worden verkocht.
Langzaam bewegende voorraad legt kapitaal vast en vergroot het risico op veroudering.
Een hoge rotatie is echter niet altijd positief wanneer voorraadtekorten daardoor regelmatig ontstaan.
KPI’s moeten leiden tot beslissingen
Een cijfer dat niemand gebruikt, hoeft vaak niet iedere week gerapporteerd te worden.
Vraag bij iedere KPI:
- welke beslissing nemen we op basis van dit cijfer?
- wie is verantwoordelijk?
- hoe vaak moeten we dit meten?
- welke grens vraagt om actie?
Werk met doelen en bandbreedtes
Een KPI zonder referentie zegt weinig. Koppel daarom doelen of bandbreedtes aan de cijfers.
Bijvoorbeeld:
Brutomarge minimaal 35%.
of:
Gemiddelde betaaltermijn maximaal 35 dagen.
Daardoor zie je direct wanneer aandacht nodig is.
Vergelijk perioden eerlijk
Een maand vergelijken met de vorige maand kan misleidend zijn wanneer het bedrijf sterk seizoensgebonden is.
Vergelijk daarom waar nodig met dezelfde periode vorig jaar of gebruik voortschrijdende gemiddelden.
Vermijd vanity metrics
Vanity metrics zijn cijfers die indrukwekkend lijken maar weinig zeggen over bedrijfsresultaat. Denk bijvoorbeeld aan veel websitebezoekers zonder te weten of zij ooit klant worden.
Kies liever minder cijfers die direct gekoppeld zijn aan omzet, marge, klantwaarde, kwaliteit of efficiëntie.
Hoeveel KPI’s heeft een klein bedrijf nodig?
Voor veel kleine bedrijven zijn vijf tot tien kern-KPI’s voldoende voor het managementoverzicht.
Afdelingen of processen kunnen daarnaast eigen operationele kengetallen hebben.
Begin bijvoorbeeld met:
- omzet;
- brutomarge;
- cashflow;
- debiteurentermijn;
- klantbehoud;
- doorlooptijd;
- foutpercentage.
KPI’s groeien mee met het bedrijf
Een bedrijf van drie medewerkers heeft andere stuurinformatie nodig dan een organisatie van vijftig mensen.
Wanneer verantwoordelijkheden worden verdeeld, worden KPI’s ook belangrijker om prestaties objectief te bespreken. Dat sluit aan op een klein bedrijf opschalen.
Begin eenvoudig
Maak geen uitgebreid dashboard voordat je weet welke cijfers echt belangrijk zijn. Kies eerst een beperkt aantal KPI’s, meet ze consequent en bespreek ze op vaste momenten.
De waarde zit niet in het dashboard zelf, maar in de beslissingen die je ermee neemt.
