Bedrijfskosten verlagen wordt vaak geassocieerd met bezuinigen. Minder personeel, goedkopere materialen of minder service lijken voor de hand liggende oplossingen, maar kunnen op langere termijn juist extra kosten veroorzaken. Veel interessanter zijn uitgaven die nauwelijks bijdragen aan het resultaat van de onderneming.
Wie structureel wil besparen, moet daarom niet alleen kijken naar wat iets kost, maar vooral naar wat het oplevert.
Begin met terugkerende kosten
Een eenmalige besparing is prettig, maar terugkerende kosten hebben op langere termijn veel meer invloed.
Maak daarom eerst een overzicht van maandelijkse en jaarlijkse uitgaven, bijvoorbeeld:
- software en abonnementen;
- telecom;
- verzekeringen;
- energie;
- wagenpark;
- opslag en magazijnruimte;
- marketing;
- externe dienstverlening;
- verzendkosten;
- licenties.
Vooral abonnementen verdienen aandacht. Software wordt regelmatig aangeschaft voor een tijdelijk project en vervolgens jarenlang automatisch verlengd.
Voorkom dubbel werk
Een van de grootste verborgen bedrijfskosten is arbeid die eigenlijk niet nodig zou moeten zijn.
Wanneer medewerkers regelmatig gegevens overtypen, bestanden handmatig samenvoegen of dezelfde informatie in meerdere systemen bijhouden, betaal je iedere maand opnieuw voor dezelfde inefficiëntie.
Het verbeteren van deze werkzaamheden kan vaak meer opleveren dan onderhandelen over enkele procenten korting bij een leverancier.
Lees daarom ook hoe je bedrijfsprocessen efficiënter kunt maken.
Bekijk softwarelicenties kritisch
Softwarekosten groeien vaak geleidelijk. Een organisatie begint met enkele abonnementen en heeft een paar jaar later tientallen verschillende tools.
Controleer minimaal jaarlijks:
- welke software daadwerkelijk wordt gebruikt;
- hoeveel actieve gebruikers er zijn;
- of functionaliteiten elkaar overlappen;
- of oude accounts kunnen worden verwijderd;
- of een goedkoper pakket voldoende is.
Let daarbij niet alleen op de abonnementsprijs. Een duurder systeem dat veel handmatige werkzaamheden voorkomt, kan onderaan de streep juist goedkoper zijn.
Verlaag faalkosten
Een fout herstellen kost vrijwel altijd meer dan hem voorkomen. Denk aan verkeerde leveringen, retourzendingen, beschadigde producten, dubbele bestellingen of onjuiste facturen.
Faalkosten zijn bovendien niet altijd direct zichtbaar in de boekhouding. Een medewerker die twintig minuten bezig is een fout te herstellen, verschijnt nergens als aparte kostenpost.
Registreren welke fouten vaak voorkomen, kan daarom verrassend waardevolle informatie opleveren.
Onderhandel over volumes en voorwaarden
Bij leveranciers wordt vaak gekeken naar de prijs per product, terwijl betalings- en leveringsvoorwaarden minstens zo belangrijk kunnen zijn.
Denk aan:
- staffelkortingen;
- gratis verzending vanaf een bepaald volume;
- langere betalingstermijnen;
- gezamenlijke levermomenten;
- jaarafspraken;
- kortingen bij vooruitbetaling.
Bij producten die regelmatig worden ingekocht kan een kleine verbetering op jaarbasis aanzienlijk verschil maken.
Kijk naar voorraad die niet beweegt
Voorraad kost meer dan alleen de inkoopprijs. Producten nemen ruimte in beslag, leggen kapitaal vast en kunnen beschadigen of verouderen.
Bekijk daarom regelmatig welke artikelen nauwelijks verkopen.
Een kleiner maar sneller draaiend assortiment kan financieel aantrekkelijker zijn dan een zeer breed assortiment waarvan een groot gedeelte jarenlang in het magazijn ligt.
Besteed specialistische werkzaamheden alleen intern uit als dat logisch is
Een medewerker inzetten voor een taak betekent niet automatisch dat die taak goedkoop wordt uitgevoerd. Wanneer iemand drie uur bezig is met iets wat een specialist in één uur kan uitvoeren, is het interne uurtarief maar een deel van het verhaal.
Dat betekent uiteraard niet dat alles extern moet worden gedaan. Structurele kernactiviteiten wil je vaak juist intern houden.
In zelf doen of uitbesteden leggen we uit hoe je die afweging kunt maken.
Besparen op energie en bedrijfsruimte
Energieverbruik en huisvesting zijn voor veel organisaties belangrijke vaste kosten. Kleine aanpassingen kunnen hier structureel verschil maken.
Denk bijvoorbeeld aan verlichting die automatisch uitschakelt, het slimmer instellen van verwarming, het voorkomen van onnodig stand-byverbruik en het beter benutten van bestaande kantoor- of magazijnruimte.
Ook de inrichting van de kantoor- en werkplek kan invloed hebben op zowel energiegebruik als productiviteit.
Snijd niet automatisch in marketing
Marketing is een kostenpost die in mindere perioden vaak als eerste wordt verlaagd. Dat kan verstandig zijn wanneer campagnes aantoonbaar weinig opleveren, maar minder marketing is niet automatisch goedkoper.
Wanneer een advertentiekanaal bijvoorbeeld voor iedere geïnvesteerde euro meerdere euro’s brutomarge oplevert, leidt het stopzetten juist tot minder resultaat.
Beoordeel marketing daarom op rendement en niet alleen op uitgaven.
Besparen zonder kwaliteit te verliezen
De beste kostenbesparingen zijn meestal nauwelijks merkbaar voor klanten. Minder dubbel werk, ongebruikte software verwijderen, betere inkoopafspraken en minder fouten veranderen niets aan de kwaliteit van het product of de dienstverlening.
Juist daarom is het verstandig eerst naar processen en structurele verspilling te kijken voordat er wordt gesneden in mensen, service of materiaal.
