Een bedrijf hoeft niet slecht georganiseerd te zijn om veel tijd te verliezen. Dubbele administratie, onduidelijke verantwoordelijkheden, terugkerende handmatige werkzaamheden en informatie die op meerdere plaatsen wordt bijgehouden komen ook bij goedlopende organisaties voor. Vaak worden deze inefficiënties pas zichtbaar wanneer het bedrijf groeit en de bestaande werkwijze steeds meer tijd begint te kosten.
Bedrijfsprocessen efficiënter maken betekent daarom niet automatisch dat alles geautomatiseerd of opnieuw ingericht moet worden. De grootste winst zit vaak in het vereenvoudigen van bestaande werkzaamheden.
Wat is een bedrijfsproces?
Een bedrijfsproces bestaat uit een reeks handelingen die samen tot een bepaald resultaat leiden. Dat kan een relatief eenvoudig proces zijn, zoals het verwerken van een bestelling, maar ook een uitgebreider traject zoals het aannemen van een nieuwe medewerker.
Denk bijvoorbeeld aan:
- het verwerken en verzenden van bestellingen;
- het maken en opvolgen van offertes;
- het verwerken van facturen;
- klantenservice en klachtenafhandeling;
- voorraadbeheer;
- inkoop;
- planning van medewerkers;
- het publiceren van producten in een webshop of marketplace.
Wanneer iedere medewerker zijn eigen manier ontwikkelt om zo’n proces uit te voeren, ontstaat al snel onnodig werk.
Begin met het proces zoals het werkelijk verloopt
Een veelgemaakte fout bij procesverbetering is direct beginnen met oplossingen. Eerst moet duidelijk zijn wat er daadwerkelijk gebeurt.
Schrijf daarom een proces stap voor stap uit. Bijvoorbeeld bij een bestelling:
- De bestelling komt binnen.
- De betaling wordt gecontroleerd.
- De order wordt naar het magazijn gestuurd.
- Het artikel wordt verzameld.
- Een verzendlabel wordt aangemaakt.
- De voorraad wordt bijgewerkt.
- De klant ontvangt een verzendbevestiging.
Noteer daarbij ook welke systemen worden gebruikt en wie verantwoordelijk is voor iedere stap. Vaak worden knelpunten hierdoor vanzelf zichtbaar.
Zoek naar werkzaamheden die weinig waarde toevoegen
Niet iedere handeling binnen een bedrijf draagt evenveel bij aan het uiteindelijke resultaat. Vooral administratieve overdrachten kunnen ongemerkt veel tijd kosten.
Let bijvoorbeeld op situaties waarin medewerkers:
- dezelfde gegevens meerdere keren invoeren;
- informatie uit het ene systeem naar het andere kopiëren;
- regelmatig moeten vragen naar de status van een taak;
- veel spreadsheets naast de officiële bedrijfssoftware gebruiken;
- steeds dezelfde e-mails handmatig schrijven;
- moeten wachten op goedkeuring voor kleine beslissingen.
Dat zijn vaak goede kandidaten voor vereenvoudiging of automatisering.
Verminder het aantal overdrachtsmomenten
Hoe vaker werk van de ene persoon naar de andere gaat, hoe groter de kans op vertraging en fouten. Een proces waarbij vijf medewerkers ieder een klein onderdeel uitvoeren, is niet automatisch efficiënter dan wanneer één medewerker een groter gedeelte beheert.
Probeer daarom duidelijk eigenaarschap te creëren. Wie is verantwoordelijk voor het proces en wie neemt uiteindelijk een beslissing wanneer iets afwijkt?
Een goede werkplanning helpt daarbij, maar duidelijke verantwoordelijkheden zijn minstens zo belangrijk.
Automatiseer pas nadat het proces logisch is
Automatisering kan veel tijd besparen, maar een slecht proces automatiseren maakt het proces vooral sneller slecht.
Kijk daarom eerst of bepaalde stappen kunnen verdwijnen of gecombineerd kunnen worden. Pas daarna wordt automatisering interessant.
Veelvoorkomende voorbeelden zijn:
- automatische factuurverwerking;
- voorraadupdates tussen webshop en ERP;
- automatische orderbevestigingen;
- standaard opvolgmails na een offerte;
- rapportages die automatisch worden opgebouwd;
- productinformatie die vanuit één centrale bron naar meerdere verkoopkanalen wordt gestuurd.
Meet het verschil
Procesverbetering heeft weinig waarde wanneer niet duidelijk is of het daadwerkelijk iets oplevert. Bepaal daarom vooraf een eenvoudige meetwaarde.
Dat kan bijvoorbeeld zijn:
- doorlooptijd per bestelling;
- aantal fouten;
- tijd besteed aan administratie;
- kosten per order;
- aantal klantvragen;
- tijd tussen offerte en reactie.
Je hoeft hiervoor niet direct ingewikkelde dashboards te bouwen. Een eenvoudige nulmeting geeft vaak al voldoende inzicht.
Begin bij processen die vaak terugkomen
Een verbetering van vijf minuten lijkt misschien klein. Maar wanneer een handeling honderd keer per week wordt uitgevoerd, bespaar je ruim acht uur per maand.
Daarom leveren processen met een hoge frequentie meestal meer op dan werkzaamheden die slechts enkele keren per jaar voorkomen.
Hetzelfde geldt voor kosten. Bekijk niet alleen grote uitgaven, maar ook terugkerende werkzaamheden. In ons artikel over bedrijfskosten verlagen zonder kwaliteit in te leveren gaan we daar uitgebreider op in.
Zelf verbeteren of werkzaamheden uitbesteden?
Niet ieder proces hoeft binnen de eigen organisatie te blijven. Specialistische werkzaamheden kunnen soms efficiënter extern worden uitgevoerd.
Dat geldt vooral wanneer kennis maar af en toe nodig is of wanneer een medewerker veel tijd besteedt aan werkzaamheden die buiten zijn eigen expertise vallen.
Of dat financieel verstandig is, hangt af van meer dan alleen het uurtarief van een externe partij. Bekijk daarom ook onze uitleg over zelf doen of uitbesteden.
Maak verbeteren onderdeel van de bedrijfsvoering
Bedrijfsprocessen zijn nooit definitief. Nieuwe klanten, medewerkers, systemen en verkoopkanalen veranderen voortdurend hoe een organisatie werkt.
Het is daarom verstandig om enkele keren per jaar kritisch naar de belangrijkste processen te kijken. Vraag medewerkers waar zij tijd verliezen en welke handelingen volgens hen onnodig zijn.
De mensen die dagelijks met een proces werken, zien vaak eerder waar het misgaat dan het management.
Een efficiënte organisatie ontstaat uiteindelijk niet door één groot veranderproject, maar door regelmatig kleine verbeteringen door te voeren.
