Een externe specialist met een hoog uurtarief lijkt al snel duur. Een medewerker die dezelfde werkzaamheden tijdens zijn normale werkdag uitvoert, lijkt daarentegen nauwelijks extra te kosten. Die vergelijking is misleidend. De werkelijke kosten van zelf doen bestaan namelijk uit veel meer dan alleen salaris.
De juiste vraag is daarom niet: wat kost een externe partij per uur? De vraag is: welke oplossing levert tegen de totale kosten het beste resultaat op?
Wat kost intern uitvoeren werkelijk?
Een medewerker heeft naast zijn bruto salaris te maken met werkgeverslasten, vakantiedagen, werkplek, apparatuur, software en andere bedrijfskosten.
Daarnaast heeft iedere bestede werkuur alternatieve kosten. Een medewerker die een halve dag bezig is met een technisch probleem, kan diezelfde tijd niet aan zijn normale werkzaamheden besteden.
Vooral bij specialistische taken wordt dit regelmatig onderschat.
Wanneer is zelf doen logisch?
Werkzaamheden intern houden is vooral interessant wanneer ze:
- vaak voorkomen;
- direct onderdeel zijn van de kernactiviteiten;
- specifieke interne kennis vereisen;
- snel uitgevoerd moeten kunnen worden;
- voldoende werk opleveren voor een medewerker of afdeling.
Een webshop die dagelijks honderden producten beheert, heeft bijvoorbeeld veel meer reden om e-commercekennis intern op te bouwen dan een bedrijf dat slechts enkele keren per jaar aan zijn website werkt.
Wanneer is uitbesteden interessanter?
Uitbesteden wordt aantrekkelijk wanneer specialistische kennis slechts af en toe nodig is.
Denk bijvoorbeeld aan:
- juridisch advies;
- complex technisch onderhoud;
- websiteontwikkeling;
- specialistische marketing;
- fiscale vraagstukken;
- certificeringen;
- ontwerpwerk;
- bepaalde transportopdrachten.
Een specialist voert dezelfde werkzaamheden vaak dagelijks uit en heeft daardoor minder tijd nodig om een probleem op te lossen.
Vergelijk niet alleen uurtarieven
Stel dat een externe specialist €100 per uur kost en een interne medewerker omgerekend €40 per uur.
Wanneer de specialist twee uur nodig heeft en de medewerker acht uur, zijn de directe kosten respectievelijk €200 en €320. Bovendien heeft de medewerker acht uur minder beschikbaar voor zijn normale werkzaamheden.
Een lager uurtarief betekent dus niet automatisch lagere totale kosten.
Let op kennis die na afloop nodig blijft
Er bestaat ook een nadeel aan te veel uitbesteden: kennis kan volledig buiten de organisatie komen te liggen.
Dat wordt problematisch wanneer een leverancier vertrekt en niemand intern begrijpt hoe een belangrijk systeem of proces werkt.
Een goede middenweg is daarom vaak samenwerking. De specialist voert complexe werkzaamheden uit, terwijl belangrijke documentatie en basiskennis intern beschikbaar blijven.
Hoe belangrijk is snelheid?
Uitbesteden kan sneller zijn wanneer een specialist direct beschikbaar is, maar kan ook vertraging opleveren wanneer je afhankelijk bent van de planning van een leverancier.
Voor werkzaamheden die dagelijks direct uitgevoerd moeten worden, is interne capaciteit daarom vaak praktischer.
Voor incidentele werkzaamheden kun je juist capaciteit inkopen wanneer die nodig is.
Uitbesteden kan vaste kosten variabel maken
Een belangrijk voordeel van externe capaciteit is dat je alleen betaalt wanneer er werk is.
Dat kan vooral voor kleinere bedrijven interessant zijn. Een fulltime specialist aannemen terwijl er maar tien uur werk per week beschikbaar is, zorgt voor hoge vaste kosten.
Dit speelt ook een rol wanneer een bedrijf groeit. In ons artikel over een klein bedrijf opschalen bespreken we hoe processen en capaciteit kunnen meegroeien zonder direct een grote organisatie op te bouwen.
Bekijk ook de kwaliteit van het resultaat
Een kostenvergelijking is pas compleet wanneer de kwaliteit wordt meegenomen.
Een specialist kan bijvoorbeeld:
- problemen eerder herkennen;
- minder fouten maken;
- betere apparatuur gebruiken;
- op de hoogte zijn van actuele regelgeving;
- een oplossing leveren die langer meegaat.
Andersom kan interne kennis van klanten, producten en organisatie juist leiden tot een beter resultaat dan wanneer een externe partij eerst de onderneming moet leren begrijpen.
Gebruik vier vragen bij iedere keuze
Wanneer je twijfelt tussen zelf doen en uitbesteden, kun je de beslissing terugbrengen tot vier vragen:
- Hoe vaak komt deze taak voor?
- Hoeveel specialistische kennis is ervoor nodig?
- Wat kost de taak werkelijk wanneer we hem intern uitvoeren?
- Is de kennis strategisch belangrijk om binnen het bedrijf te houden?
Daarmee wordt de afweging veel concreter.
Uitbesteden is geen doel op zichzelf
Een efficiënte organisatie hoeft niet zoveel mogelijk werkzaamheden uit te besteden. Het doel is een goede verdeling tussen interne kennis en externe expertise.
Begin daarom met het analyseren van de werkzaamheden die veel tijd kosten. Soms blijkt dat uitbesteden verstandig is, maar vaak kan het bestaande proces ook eenvoudiger worden ingericht.
Bekijk daarvoor onze praktische aanpak voor het efficiënter maken van bedrijfsprocessen.
