Automatisering kan terugkerende werkzaamheden sneller en consistenter maken. Denk aan facturen versturen, data tussen systemen overzetten, rapportages samenstellen of klanten automatisch informeren.
De grootste fout is echter om meteen software te zoeken. Een slecht proces automatiseren levert vaak alleen een sneller slecht proces op. Begin daarom bij de werkwijze zelf.
Welke taken zijn geschikt voor automatisering?
Automatisering werkt vooral goed bij taken die:
- vaak terugkomen;
- duidelijke regels volgen;
- weinig uitzonderingen hebben;
- veel handmatig overtypen bevatten;
- tijd kosten zonder veel menselijk oordeel te vereisen.
Een taak die iedere maand op precies dezelfde manier wordt uitgevoerd, is een logisch startpunt.
Breng het proces eerst in kaart
Schrijf op welke stappen nu worden uitgevoerd en door wie. Noteer welke systemen, bestanden en beslismomenten daarbij horen.
Dat sluit aan op procesoptimalisatie. Verwijder overbodige stappen voordat je probeert ze te automatiseren.
Automatiseer geen onnodige handeling
Stel dat een medewerker iedere week gegevens uit systeem A exporteert naar Excel, ze daar bewerkt en vervolgens handmatig in systeem B zet.
De eerste vraag is niet hoe je Excel automatiseert. Misschien kunnen systeem A en B direct met elkaar communiceren en kan de tussenstap volledig verdwijnen.
Begin klein
Kies één proces met een duidelijk resultaat. Bijvoorbeeld:
- automatisch verzenden van een ontvangstbevestiging;
- dagelijks versturen van een rapportage;
- automatisch aanmaken van een taak na een formulierinzending;
- voorraadgegevens synchroniseren;
- facturen automatisch archiveren.
Een kleine succesvolle automatisering levert sneller ervaring op dan een groot project dat maanden duurt.
Gebruik bestaande functies eerst
Veel software heeft al ingebouwde automatiseringsmogelijkheden. Denk aan regels, workflows, geplande rapportages, webhooks of API-koppelingen.
Controleer daarom eerst wat bestaande systemen kunnen voordat je nieuwe tooling aanschaft.
No-code en low-code
Voor eenvoudige koppelingen bestaan no-code- en low-codeplatforms waarmee systemen zonder maatwerksoftware aan elkaar kunnen worden verbonden.
Ze kunnen nuttig zijn voor bijvoorbeeld:
- formulierdata doorzetten;
- CRM-taken aanmaken;
- meldingen versturen;
- bestanden verplaatsen;
- eenvoudige synchronisaties.
Let wel op kosten, privacy en afhankelijkheid van externe platforms.
API-koppelingen
Wanneer processen belangrijker of complexer worden, kan een directe API-koppeling robuuster zijn.
Een API maakt gestructureerde communicatie tussen systemen mogelijk. Bijvoorbeeld een webshop die orders automatisch naar een ERP-systeem stuurt.
Maatwerk kost meer, maar kan bij hoge volumes of bedrijfskritische processen economisch interessant worden.
Automatisering en foutpreventie
Automatisering bespaart niet alleen tijd. Ze kan ook menselijke invoerfouten verminderen.
Wanneer gegevens één keer worden vastgelegd en automatisch worden hergebruikt, is er minder risico op typefouten of verschillende versies van dezelfde informatie.
Maar automatisering kan fouten ook versnellen
Een verkeerde regel die handmatig één fout veroorzaakt is vervelend. Een automatische workflow kan dezelfde fout honderden keren uitvoeren voordat iemand het merkt.
Bouw daarom controles in en test nieuwe automatiseringen eerst met beperkte data.
Leg uitzonderingen vast
Bijna ieder proces heeft uitzonderingen. Bepaal vooraf wat moet gebeuren wanneer gegevens ontbreken, een betaling mislukt of een systeem niet bereikbaar is.
Een goede automatisering stopt gecontroleerd of maakt een taak aan voor menselijke beoordeling.
Wie is eigenaar van de automatisering?
Automatiseringen worden vaak gebouwd en daarna vergeten. Dat is riskant.
Wijs daarom iemand aan die verantwoordelijk is voor:
- werking controleren;
- fouten opvolgen;
- documentatie bijhouden;
- wijzigingen in gekoppelde systemen beoordelen.
Documenteer wat automatisch gebeurt
Wanneer medewerkers niet weten welke processen automatisch lopen, ontstaan verwarring en dubbel werk.
Leg daarom vast welke trigger een workflow start, welke acties daarna volgen en waar fouten zichtbaar worden.
Een SOP of werkinstructie kan hiervoor een goede basis zijn.
Meet hoeveel tijd je werkelijk bespaart
Automatisering heeft onderhoudskosten. Bereken daarom vooraf hoeveel handmatige tijd een proces kost.
Een taak van vijf minuten die één keer per maand voorkomt, hoeft misschien niet geautomatiseerd te worden. Dezelfde taak die honderd keer per dag voorkomt, is veel interessanter.
Bereken de terugverdientijd
Neem mee:
- bouw- of licentiekosten;
- bespaarde uren;
- minder fouten;
- minder herstelwerk;
- onderhoudskosten;
- risico op uitval.
Zo voorkom je automatiseringsprojecten die technisch interessant maar zakelijk nauwelijks waardevol zijn.
Automatisering en uitbesteden
Soms is een taak te specialistisch om zelf te automatiseren. Dan kan een externe partij de koppeling bouwen of het volledige proces uitvoeren.
Lees ook zelf doen of uitbesteden voor de bredere afweging tussen interne capaciteit en externe expertise.
Automatisering helpt bij groei
Een bedrijf dat groeit kan niet iedere extra order oplossen met extra handmatig werk. Slimme automatisering kan ervoor zorgen dat omzet sneller groeit dan administratieve belasting.
Daarom is automatisering vaak onderdeel van een bedrijf schaalbaar maken.
Wanneer moet je juist niet automatiseren?
Automatisering is minder geschikt wanneer:
- het proces nog voortdurend verandert;
- iedere situatie uniek is;
- menselijk oordeel centraal staat;
- het volume zeer laag is;
- de kosten hoger zijn dan de besparing.
Werk stap voor stap
De beste automatiseringsstrategie begint meestal niet met een groot platform, maar met één duidelijk proces.
Breng de huidige werkwijze in kaart, verwijder onnodige stappen, automatiseer het voorspelbare deel en houd menselijke controle waar die waarde toevoegt.
Zo wordt automatisering een middel om efficiënter te werken in plaats van een doel op zichzelf.
