Een werkplanning heeft pas waarde als mensen er daadwerkelijk mee kunnen werken. Een planning die iedere dag wordt ingehaald door spoedtaken, onverwachte problemen en te optimistische tijdsinschattingen zorgt vooral voor frustratie.
Een goede werkplanning combineert prioriteiten, capaciteit en ruimte voor onverwacht werk.
Begin met prioriteiten
Niet iedere taak is even belangrijk. Maak daarom onderscheid tussen:
- urgent en belangrijk;
- belangrijk maar niet urgent;
- urgent maar minder belangrijk;
- laag in prioriteit.
Werk dat structureel waarde toevoegt, moet niet telkens worden verdrongen door kleine spoedvragen.
Plan op basis van echte capaciteit
Een werkdag van acht uur betekent niet dat er acht uur productief planbaar is.
Medewerkers hebben ook tijd nodig voor:
- e-mail;
- overleg;
- telefoontjes;
- administratie;
- onvoorziene taken;
- pauzes.
Plan daarom niet iedere minuut vol.
Werk met tijdsblokken
Tijdsblokken helpen om vergelijkbaar werk te bundelen.
Bijvoorbeeld:
- administratie in de ochtend;
- klantcontact tussen vaste tijden;
- focuswerk zonder vergaderingen;
- vaste momenten voor interne afstemming.
Dat voorkomt constant schakelen tussen verschillende typen werk.
Voorkom te veel overleg in de planning
Vergaderingen lijken vaak efficiënt omdat veel mensen tegelijk worden geïnformeerd. In werkelijkheid kan een overleg van één uur met acht deelnemers acht arbeidsuren kosten.
Vraag daarom altijd of informatie ook schriftelijk gedeeld kan worden.
Lees hierover ook hoe je onnodige vergaderingen voorkomt.
Maak afhankelijkheden zichtbaar
Een taak kan pas starten wanneer een andere stap is afgerond.
Door afhankelijkheden vooraf zichtbaar te maken, voorkom je dat medewerkers werk inplannen waar nog informatie of goedkeuring voor ontbreekt.
Houd rekening met piekbelasting
Veel organisaties hebben drukke periodes.
Denk aan:
- maandafsluitingen;
- feestdagen;
- seizoensdrukte;
- campagnes;
- grote klantprojecten.
Een goede planning houdt hier vooraf rekening mee.
Laat ruimte voor onverwacht werk
Wanneer iedere medewerker volledig volgepland is, zorgt één onverwachte taak direct voor vertraging.
Een buffer van bijvoorbeeld 10 tot 20 procent kan al veel rust geven.
Gebruik planning als hulpmiddel, niet als controlemechanisme
Een planning werkt alleen wanneer medewerkers hem als nuttig ervaren.
Wanneer ieder kwartier verantwoord moet worden, kan een planning juist leiden tot extra administratie.
Gebruik hem daarom vooral om capaciteit, prioriteiten en deadlines zichtbaar te maken.
Verbeter de planning op basis van ervaring
Vergelijk regelmatig de geplande tijd met de werkelijke tijd.
Als een taak structureel twee keer zoveel tijd kost als gepland, ligt het probleem niet bij de medewerker maar bij de inschatting of het proces.
Dit sluit direct aan op procesoptimalisatie.
