Transportkosten bestaan uit veel meer dan alleen de prijs per kilometer of pakket. Ook lege ritten, spoedzendingen, mislukte leveringen, slechte orderplanning en onnodig grote verpakkingen kunnen de logistieke kosten verhogen.
Wie structureel wil besparen, moet daarom eerst begrijpen waar het geld in de logistieke keten werkelijk naartoe gaat. Daarna kun je maatregelen nemen die niet ten koste gaan van leverbetrouwbaarheid of klantservice.
Breng eerst de totale transportkosten in kaart
Begin met een nulmeting. Verzamel over een representatieve periode gegevens over:
- totale vervoerskosten;
- aantal zendingen;
- aantal pallets of colli;
- kilometers;
- brandstoftoeslagen;
- spoedritten;
- retouren;
- wachttijd;
- mislukte leveringen;
- extra toeslagen.
Bereken vervolgens bijvoorbeeld kosten per order, kosten per levering of transportkosten als percentage van de omzet. Daarmee worden verschillen tussen klanten, regio’s en verzendmethoden zichtbaar.
Bundel zendingen waar dat kan
Meerdere kleine leveringen naar dezelfde regio zijn vaak duurder dan één gebundelde rit. Bekijk daarom of orders slim kunnen worden gecombineerd zonder dat klantafspraken worden geschonden.
Dat kan betekenen dat een klant niet automatisch iedere losse bestelling dezelfde dag ontvangt, maar bijvoorbeeld op vaste leverdagen.
Voor sommige bedrijven levert zo’n eenvoudige afspraak al een grote reductie in ritten op.
Voorkom onnodige spoedzendingen
Spoedtransport is waardevol wanneer snelheid echt noodzakelijk is. Wanneer spoedritten echter wekelijks terugkomen door slechte planning, zijn ze een symptoom van een procesprobleem.
Analyseer daarom waarom spoed ontstaat. Mogelijke oorzaken zijn:
- te laat inkopen;
- onvoldoende veiligheidsvoorraad;
- orders die intern blijven liggen;
- fouten bij picking;
- onduidelijke klantafspraken;
- slechte productieplanning.
Lees ook wanneer spoedtransport wél logisch is.
Verminder lege kilometers
Bij eigen vervoer zijn lege kilometers een belangrijke kostenpost. Een voertuig dat zonder lading terugrijdt, gebruikt nog steeds brandstof, tijd en capaciteit.
Onderzoek of retourstromen gecombineerd kunnen worden met leveringen. Misschien kunnen chauffeurs emballage, retourproducten of goederen van leveranciers meenemen.
Bij langere afstanden kan uitbesteden interessant zijn omdat vervoerders vaak meerdere klanten combineren.
Kies het juiste voertuig
Een te groot voertuig kost onnodig geld, terwijl een te klein voertuig extra ritten kan veroorzaken. Stem voertuigkeuze daarom af op volume, gewicht en route.
Een bestelwagen kan voor kleine regionale leveringen goedkoper en flexibeler zijn dan een vrachtwagen. Andersom kan een groter voertuig voordeliger zijn wanneer anders meerdere ritten nodig zijn.
Optimaliseer verpakking
Transporteurs rekenen regelmatig op basis van gewicht, volume of een combinatie daarvan. Onnodig grote dozen kunnen daardoor direct leiden tot hogere kosten.
Kijk naar:
- doosformaten;
- opvulmateriaal;
- stapelbaarheid;
- palletbenutting;
- productverpakking;
- bescherming tegen transportschade.
De verpakking moet goederen natuurlijk goed beschermen. Schade door te licht verpakken kost vaak meer dan de besparing op volume.
Voorkom mislukte leveringen
Een chauffeur die voor een gesloten deur staat, veroorzaakt extra kosten zonder dat de levering is afgerond.
Controleer daarom afleverinformatie, openingstijden, contactpersonen en bijzondere instructies. Bij zakelijke adressen kan bijvoorbeeld een specifieke ingang, afdeling of losdock nodig zijn.
Goede communicatie vooraf is vaak goedkoper dan een tweede afleverpoging.
Onderhandel met data, niet alleen op prijs
Een vervoerder kan meestal beter offreren wanneer volumes, bestemmingen en zendingprofielen duidelijk zijn.
In plaats van alleen te vragen om een lagere kilometer- of pakketprijs kun je bespreken:
- staffels;
- vaste routes;
- minimale volumes;
- brandstoftoeslagen;
- wachttijd;
- retouren;
- afhaalvensters;
- extra services.
Een iets hoger basistarief met gunstiger voorwaarden kan uiteindelijk goedkoper zijn dan een lage prijs met veel toeslagen.
Vergelijk eigen vervoer met uitbesteden
Bedrijven houden soms voertuigen aan omdat die ’toch al betaald zijn’. Maar ook bestaande voertuigen hebben kosten voor onderhoud, verzekering, afschrijving en personeel.
Bereken daarom periodiek of het vervoermodel nog logisch is. Ons artikel eigen vervoer of transport uitbesteden helpt bij die vergelijking.
Werk met vaste leverdagen waar mogelijk
Vaste leverdagen geven klanten duidelijkheid en maken routeplanning eenvoudiger. Vooral voor terugkerende zakelijke klanten kan dit effectief zijn.
In plaats van vijf losse ritten verspreid over de week kan een regio bijvoorbeeld op twee vaste dagen worden beleverd.
Dit werkt uiteraard alleen wanneer de servicebelofte van het bedrijf het toelaat.
Analyseer retourstromen
Retouren veroorzaken niet alleen verwerkingskosten, maar ook extra transport. Kijk daarom waarom goederen terugkomen.
Bij e-commerce kunnen betere productinformatie, duidelijke maten en betere verpakking het retourpercentage verlagen. In B2B kunnen fouten in orderinvoer of picking de oorzaak zijn.
De goedkoopste retour is uiteindelijk de retour die niet nodig was.
Let op wachttijd
Chauffeurs die lang moeten wachten bij laden en lossen kosten geld en verminderen de beschikbare transportcapaciteit.
Plan daarom laadmomenten, zorg dat goederen klaarstaan en geef magazijnmedewerkers tijdig door wanneer een voertuig arriveert.
Een kleine procesverbetering in het magazijn kan daardoor direct effect hebben op transportkosten.
Gebruik KPI’s die iets zeggen
Meet niet alleen totale kosten. Handige logistieke KPI’s kunnen zijn:
- transportkosten per order;
- kosten per kilometer;
- leveringen per rit;
- percentage lege kilometers;
- aantal spoedritten;
- percentage eerste levering succesvol;
- retourpercentage;
- gemiddelde wachttijd.
Hiermee zie je eerder waar kosten oplopen.
Goedkoper transport mag de klant niet duur komen te staan
Een kostenbesparing is weinig waard wanneer leveringen structureel te laat komen of beschadigd raken. Beoordeel daarom iedere maatregel ook op leverbetrouwbaarheid en service.
Bij consumentenleveringen speelt vooral de laatste stap een belangrijke rol. Lees hierover meer in wat is last-mile delivery.
Transportkosten verlagen is vooral procesverbetering
De grootste besparing zit vaak niet in één lagere offerte, maar in slimmer organiseren. Minder lege kilometers, minder spoed, betere orderinformatie, efficiëntere verpakking en een goede vervoersmix werken iedere week opnieuw door.
Begin daarom met meten, pak daarna de grootste kostenveroorzakers aan en controleer na enkele maanden of de maatregelen daadwerkelijk effect hebben.
